Kaip surengti alumnų susitikimą?

2024 Autorius: Priscilla Miln | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2024-02-18 05:51

Alumnų susitikimo vakaras, nesvarbu, kur jis vyktų ir kas renkasi, reikalauja rimto pasiruošimo ir apčiuopiamų išlaidų. Paprastai vienam žmogui gana sunku įsisavinti tokios šventės organizavimą ir joms pasiruošti.

Dabar jie dažnai naudojasi agentūrų paslaugomis, tačiau profesionalų darbo rezultatas ne visada pateisina lūkesčius ir gali skirtis nuo norimos surengti šventės varianto. Todėl geriau imtis reikalo savarankiškai, geriausia su dviejų, trijų ar keturių žmonių kompanija.

Nuo kur pradėti?

Absolventų susitikimo vakarą reikia pradėti ruošti nuo dalyvių skaičiaus nustatymo. Tai yra, jūs turėtumėte nuspręsti, ką rinkti – visą numerį, vieną klasę ar grupę. Ar kviesti dėstytojų kolektyvą ir kuriam iš mokytojų skambinti. Visi kiti aspektai priklauso nuo potencialių renginio dalyvių ir svečių skaičiaus.

Toliau turite visus tuos rastisurinkti žmonės. Nesvarbu, ar planuojate surengti alumnų vakarą mokykloje, ar studentų vakarėlį restorane, dalyvių paieška yra pats svarbiausias, ilgiausias ir sunkiausias pasiruošimo etapas.

Suradus visas įmanomas koordinates, su žmonėmis reikia susisiekti arba skambinti, o ne tik siųsti jiems kvietimus. Tai reikia padaryti, nes kažkas neis, o kažkas norės ateiti ne vienas. Reikia skambinti arba rašyti mokytojams. Neturėtumėte iš anksto pašalinti dalyvių, sutelkdami dėmesį į savo idėjas. Tai yra, jei, pavyzdžiui, alumnų susitikimas vyks Maskvoje, o vienas iš potencialių dalyvių gyvena Vladivostoke, neturėtumėte savarankiškai nuspręsti, kad asmuo neatvyks.

Būtina su kiekvienu vakaro dalyviu, įskaitant mokytojus, patikslinti pageidaujamą laiką ir datą. Taip pat reikėtų atidžiai pasidomėti finansinėmis galimybėmis, tai yra pasiteirauti, kiek žmogus pasiruošęs skirti renginio organizavimui.

Po šių pradinių etapų organizatoriai turės pilną renginio svečių ir dalyvių sąrašą su informacija apie jų laisvalaikį ir finansines galimybes.

Kas toliau?

Kitame etape turėtų būti nustatyta alumnų susitikimo vieta, laikas ir apytikslis vakaro scenarijus. Tai padaryti nesunku, atsižvelgiant į apytikslį biudžetą ir dalyvių skaičių. Šiame etape biudžetą reikės „žiūrėti“du kartus, taip pat dalyvių skaičių.

Pirmas dalykas, apie kurį reikia pradėti galvotiscenarijus – vietos pasirinkimas. Jei renginyje laukiama daugiau nei šimto žmonių, bet biudžetas mažas, kavinę ar nedidelį klubą reikėtų išsinuomoti su minimaliu užsakymu „lankytojams“principu. Tai yra susitarti su įstaigos savininkais, kad gėrimus ir maistą žmonės užsisakytų patys. Šis nuomos būdas žymiai sumažins mokėjimo už įstaigą išlaidas.

Kita galimybė – praleisti absolventų susitikimą mokykloje ar institute. Tačiau ne visada toks renginio organizavimo būdas yra ekonomiškesnis nei įstaigos nuoma. Pilnai šventei reikės padengti švediško stalo stalus, tai yra įsigyti alkoholio, maisto ar jau paruoštų užkandžių. Perkant maistą jums reikės žmogaus, kuris gamins maistą. Jums reikės st altiesių, indų ir daug daugiau. Taip pat pasibaigus atostogoms reikės viską išvalyti. Be išlaidų ir vargo, renginio organizavimas mokyklos pastate turi nemažai reikšmingų trūkumų, tokių kaip laiko ir datos apribojimai, poreikis perkelti ir perkelti baldus, nes atmosfera nėra skirta šventei.

Geriausias būdas praleisti alumnų susitikimo vakarą – apsilankymą mokykloje ar institute derinti su vakarėliu restorane. Iškilminga dalis gali vykti mokyklos aktų salėje ar mokinių auditorijoje, o pačias linksmybes perkelti į restoraną ar kavinę. Pasirinkę šį pasirinkimą, pirmiausia turite išsiaiškinti datas ir valandas, kuriomis ugdymo įstaiga galės vesti renginį, derinti tai sulaiko tarpą, kurį pageidauja dauguma dalyvių, ir, tiesą sakant, pasirinkite datą.

Iš karto su administracija nederinkite pasirinktos datos ir laiko, o susitarkite tik iš anksto. Tai būtina norint rasti tinkamą kavinę pasirinktam laikui šalia ugdymo įstaigos, pėsčiomis. Labai nepatogu, jei institutas ar mokykla yra labai nutolę nuo restorano. Esant tokiai situacijai, vieni neis į iškilmingą dalį, o kiti – į linksmybes.

Tačiau netoliese esančioje kavinėje pasirinkta data ar valandos gali būti užimtos, tačiau kita data yra nemokama, o tai taip pat patogu. Todėl derėtis su mokymo įstaiga būtina iš anksto ir tik galutinai pasirinkus restoraną.

Dabar galite pradėti kurti scenarijų vėl naudodami svečių sąrašą ir duomenis apie jų finansines galimybes. Tai būtina norint nustatyti konkursų skaičių su prizais, vakaro meniu, kuris bus užsakytas iš anksto, ir kitus panašius momentus. Alumnų susitikimo, kuriame dalyvaus tik dešimt žmonių, vakaro scenarijus, net jei ir „+1“variante, labai skirsis nuo renginio dvidešimčiai bendramokslių programos ir pasirodys visai kitoks. iš šimto žmonių susibūrimo.

Tačiau jų visų struktūra yra tokia pati:

• apeiginė dalis;
• perėjimas į restoraną arba tiesiog pertrauka prieš švediško stalo pradžią;
• įprastas laikas;
• oficiali pabaiga;
• "pasivaikščiojimas".

Scenarijaus pasirinkimo etape pagal biudžetą irsvečių skaičius turėtų nesigilinti į kiekvienos prekės užpildymo detales, o paskirstyti lėšas. Lengviausia tai padaryti, pradedant nuo to, kokios išlaidos gali būti maksimaliai tiksliai paskaičiuotos, pavyzdžiui, nuo apeiginės dalies. „Gyvenimas“apskritai neturėtų būti įtrauktas į biudžetą, tačiau jei yra laisvų pinigų, atsisveikinimo metu visiems galima padovanoti teminį kokteilį. Neaiškiausia biudžeto atžvilgiu visada yra pagrindinė vakaro dalis, ta, kuri vyksta pagal scenarijų ir apima įvairius konkursus, loterijas ir prizus. Todėl jį reikėtų palikti pabaigoje, o renkantis kuo užpildyti, vadovautis tuo, kiek liko pinigų.

Todėl gausite gana išsamią finansinę sąmatą. Jis turi būti aiškiai parašytas, kad dalyviams uždavus klausimus apie tai, kokie pinigai iš jų renkami, nemėginkite pasakoti vakaro turinio, o tiesiog atsiųskite sausų numerių sąrašą messengeriu ar paštu. Taip sutaupysite savo nervus ir atgrasysite įtartinus klasės draugus nuo derybų su kolekcininku.

Surinkę lėšas turėtumėte pradėti įgyvendinti planą. Esant dideliam renginio svečių skaičiui, dažniausiai prireikia daug įvairių šventės elementų ir atributikos. Nereikėtų visko daryti pagal principą „kaip sekasi“, reikia planuoti laiką ir pirkinius ar užsakymus, taip daug patogiau ir su aišku grafiku niekas nepamiršta.

Kaip surengti oficialią dalį?

Iškilmingos dalies turinys priklauso nuo to, kiek mokytojų bus ir kas tiksliai planuojabūti. Pavyzdžiui, instituto rektorius ar katedros vedėjas, mokyklos direktorius abiturientų susirinkimo vakare visada sako kalbą, kuri pradeda renginį. Tai tradicija, kurios reikia laikytis. Jei nėra „aukštų rangų“, o dalyvauja tik klasės auklėtojas ar keli dalykų mokytojai, tada teisė pradėti vakarą ir vesti visą iškilmingą dalį pereina jo organizatoriui. Nesvarbu, kuris iš mokytojų atvyks į renginį, visiems, dalyvavusiems mokytojų abiturientų susitikimo vakare, įteikiamos gėlės ir atminimo padėkos raštai.

Apeiginė dalis neturėtų būti ilga, bet neturėtų būti ir per trumpa. Optimalus laikas yra 30-40 minučių. Turinys gali būti:

• pradžios kalba arba režisieriaus kalba;
• atminimo diplomų ar pažymėjimų įteikimas, bet tik esant nedideliam dalyvių skaičiui, jei dalyvauja daugiau nei dvidešimt žmonių, tada pažymėjimai išduodami baigus oficialiąją dalį išeinant iš salės;
• mokytojų žodžiai, o mokytojams baigus dovanoti gėles ir gražaus dizaino "padėkos popierių", tas pats galioja ir direktoriui ar administracijos atstovui;
• užbaigimas ir kvietimas eiti į restoraną (reikia priminti adresą ir pasakyti, kad jis yra kvietime).

Jei kas nors iš abiturientų nori ką nors pasakyti, tai tai daroma po mokytojų kalbų ir prieš baigiamąją šventės organizatoriaus kalbą.

Jei yra galimybė repetuoti iškilmingąją dalį, tai reikia padaryti be jokių problemų. Visada gali atsirasti tam tikrų niuansų, kurie išskiria realybę nuo scenarijaus, parašyto ant popieriaus. Kalbų trukmė, neveikiantis mikrofonas ar stovo jam nebuvimas ir kitos smulkmenos, į kurias negalima atsižvelgti planuojant. Jie išryškės per repeticiją ir gali būti pataisyti arba pašalinti.

Galite užbaigti iškilmingą dalį, neapsiribojant kalba. Geras variantas būtų dainuoti dainą. Abiturientų susitikimo vakarą, mokymo įstaigoje nesant himno, galima paruošti bet kokią tinkamą temą ir ne per ilgą dainą. Jo tekstas ir jo paaiškinimas turi būti išsiųsti kiekvienam dalyviui kartu su kvietimu. Tačiau, jei pageidaujate, galite jį kopijuoti, išduodami spaudinį su žodžiais prie įėjimo į salę. Jei planuojama naudoti ženkliukus, tada jie taip pat visiems įteikiami prieš oficialią dalį prie įėjimo.

Ko reikės oficialiai daliai?

Yra privaloma oficialaus renginio etapo atributika, kuri nepriklauso nei nuo dalyvių skaičiaus, nei nuo biudžeto dydžio. Tai apima:

• gėlės visiems mokytojams;
• atminimo diplomai arba „baigimo pažymėjimai“;
• padėkos raštai mokytojams.

Tai yra pagrindas, be kurio neapsieisite. Diplomus ir diplomus galite užsisakyti bet kurioje reklamos agentūroje arba tiesiogiai spaustuvėse. Tačiau tiesioginis užsakymas iš spausdintuvų, nors ir pigesnis, pareikalaus nepriklausomo maketo paruošimo. Tai ne tik brėžinys, padarytas bet kuria programa, tokiems maketams keliama nemažai reikalavimų. Neturėdamas supratimo kaipTai daromas spausdinimo maketas, to neturėtumėte daryti, nes rezultatą reikės keisti, o ne dėl spausdinimo mašinų k altės. Tai reiškia, kad turėsite mokėti du kartus.

Be privalomų atributų, tokie įvykio elementai kaip:

• ženkleliai su vardu, klase ar kita informacija;
• aktų salės, fojė ir kitų vietų, pro kurias eis abiturientai, dekoravimas mokymo įstaigoje;
• jei reikia, atsispausdinkite dainų tekstus.

Jei lauke š alta ir slidu, o restoranas yra toli nuo tos vietos, kur prasidėjo alumnų susitikimo vakaras (pavyzdžiui, vasaris ar kovas nėra palankios ilgiems pasivaikščiojimams), galima išsinuomoti transportą. Kvietimuose būtina perspėti apie autobusų nuomą, nes sužinoję apie galimybę naudotis transportu „nuo durų iki durų“, žmonės gali atsisakyti naudotis nuosavu automobiliu.

Perėjimas prie restorano: ar galima jį kuo nors užpildyti

Perėjimo iš ugdymo įstaigos į šventės vietą laiką užpildyti turiniu ar ne – individualus klausimas. Tai priklauso nuo daugelio niuansų, pvz.:

• oficialiosios dalies trukmė ir darbo krūvis;
• oras ir sezonas;
• transporto arba pėsčiomis;
• laikas, kurio reikia norint patekti į restoraną;
• dalyvių skaičius.

Geru oru ir vasarą pakeliui galima naudoti klounus, natūralaus dydžio lėles, mimas su balionais ir pan.akompanimentas. Tai paruoš svečius šventiniam vakarui. Tačiau jei kelias per trumpas, pavyzdžiui, tereikia eiti į priešingą gatvės pusę, tada nereikia jo niekuo užpildyti.

Mažiausiai 20 minučių trunkančiam pasivažinėjimui autobusu galite pasitelkti klouną ar bet kurį kitą menininką, kuris pasakoja juokelius „į temą“arba, dar geriau, atlieka „stand-up“žanrą. Tas pats žanras yra optimalus pagrindinei renginio daliai.

Tačiau jei žmonių mažiau nei dešimt, tai tokios pramogos pakeliui visiškai nenaudingos.

Kaip praleisti didžiąją vakaro dalį?

Struktūra, kaip įstaigoje vyksta išleistuvių šventė, po metų susirenka ar po dešimties metų po baigimo, ta pati. Bet renginio dalyvių skaičius turi įtakos šventės struktūrai. Jei yra daugiau nei 10-15 žmonių, reikės vadovo. Jei dalyvauja 5-7 dalyviai, toastmasterio paslaugos nereikalingos.

Visi konkursai, loterijos ar kitos pramogos būtinai turi atitikti vakaro temą, taip pat ir išgertuvių kalbos. Tai pasiekti paprasta, tiesiog naudokite kelis teminius scenarijaus elementus.

Renginio struktūra galėtų būti tokia:

• organizatorius turi pasakyti trumpą vakarienės kalbą, kitaip tariant, vėl atidaryti šventę;
• Tostai turėtų būti skirti konkretiems žmonėms ir, žinoma, pranešti apie tai, ką jie pasiekė praeityjena, patys abiturientai gali kalbėti, ekspromtu;
• tarp taurių kėlimo vyksta konkursai, vakaro atlikėjų ar dalyvių pasirodymai;
• prieš uždarant, reikėtų surengti loterija su žaismingais prizais, pavyzdžiui, su pažymėjimu už teisę priimti ir organizuoti kitą susitikimą.

Organizatorius sako paskutinį tostą. Jame reikia padėkoti atėjusiems, išreikšti pasitikėjimą ankstyvu susitikimu ir paaiškinti, kad restoranas yra visiškai prieinamas visiems norintiems toliau linksmintis, žinoma, nurodant laiką. Tai reiškia, kad oficialioji dalis turi būti atlikta likus bent 2 valandoms iki nuomos laikotarpio pabaigos.

Ką pasakyti tostuose „adresu“?

Sveikinimai susitikimo vakaro proga nedaug kuo skiriasi nuo tostų kitų švenčių proga. Tai yra trumpa kalba, kurioje yra malonių žodžių apie ką nors, kalbama apie šio žmogaus pasiekimus ir raginama jį išgerti.

Galite kalbėti apie bet ką, bet, žinoma, turėtumėte būti pasirengę. Kiekvienas turi pasiekimų. Pavyzdžiui, jei puikus studentas ir aktyvistė tapo namų šeimininke, tuomet turėtumėte prisiminti šeimos vertybes ir pabrėžti, kad namas yra svarbiausias dalykas, kurį žmogus turi. Jei kurso draugas dirba mechaniku gamykloje, reikia kalbėti apie paprastų profesijų vertę, be kurių neįsivaizduojami visi šiuolaikinio gyvenimo patogumai. Tai reiškia, kad tikslingi tostai turėtų padidinti žmogaus savigarbą ir jam patikti.

Po tokių kalbų turėtų būti įteiktas diplomas „Už pasiekimus“. Bet tai turėtų būti daroma tik tuo atveju, jei skrebučiaibus paruoštas kiekvienam svečiui. Jei vakarėlyje susirenka šimtas žmonių, diplomų ruošti nereikia. Tačiau patys tostai turėtų būti ištarti. Jas reikia apgalvoti maždaug pusei dalyvių. Po kiekvienos poros tokių kalbų svečiai turėtų būti provokuojami į tokias pačias kalbas apie savo klasės draugus.

Taigi amžinas klausimas, kam gerti, visiškai pašalinamas, ir kiekvienas iš pakviestųjų jaučiasi reikalingas, o ne per atostogas.

Ką įtraukti į programą?

Optimaliausias tokių renginių programos variantas – pačių dalyvių pasirodymai. Tačiau dauguma žmonių yra linkę atmesti pasiūlymą koncertuoti, todėl organizatoriai turėtų tai nuslėpti konkursais ar loterijomis.

Tai yra, kaip prizas už laimėjimą konkurse, laimėtojas turi, pavyzdžiui, skaityti poeziją. Absolventų susitikimo vakarui, vykstančiam pagal šiuo principu organizuojamą programą, reikėtų paruošti iš anksto atspausdintus tekstus. Ne visi žmonės atmintinai moka eilėraščius.

Galite visiškai apsieiti be konkursų ir žaisti pasirodymus loterijos arba forfeito forma. Galite surengti aukcioną. Tai reiškia, kad dalyvis gauna galimybę parduoti kam nors savo teisę kalbėti, o pinigai už šią partiją bus biudžeto pradžia kito susitikimo vakarui, kurio data, žinoma, turi būti paskelbta, pavyzdžiui, kitais metais.

Kaip paruošti kalbą?

Šis klausimas dažnai glumina net pačius pedantiškiausius ir talentingiausius organizatorius. Tiesą sakant, viskas paprasta. Žodžiai susitikimo vakaruineturėtų būti pretenzingas, nuoširdus ir malonus. Užteks.

Kalba neturėtų būti atidėta. Iškilmingos dalies atidarymas gana per 5-7 minutes, žinoma, jei direktorius ar vienas iš „svarbių“mokytojų nepasako kalbos. Jų nereikėtų riboti laike – tai nemandagu. Baigiamoji oficiali kalbos dalis trunka 4-5 minutes, ją galima pradėti žodžiais: „Namų vakaras prasideda“, „Dabar einame į restoraną ir pasilinksminsime“ir kita informacija, pavyzdžiui, apie autobusus. arba įstaigos adresas.

Pirmasis tostas yra visiškai simbolinis ir turėtų skambėti paprastai: „Vaikinai! Štai mes matėme vienas kitą! Švęskime tai! Adreso tostai susideda iš kelių sakinių ir trunka 2–4 minutes.

Sunkumus su stalo kalbomis galima išvengti pasamdžius vedėją arba kiek įmanoma pasitelkus likusius dalyvius.

Ko negalima pamiršti?

Planuodami vakarą, turite atsiminti tris niuansus, pvz.:

• organizuoti nuotraukų ar vaizdo įrašų filmavimą;
• ieškoti prieglobos;
• siunčiau kvietimus.

Būtinai pasamdykite fotografą ir (arba) filmuotoją. Tai labai svarbi susitikimo dalis. Be to, paslaugas turėtumėte užsisakyti visam vakarui - nuo iškilmingos oficialios dalies iki „pasivaikščiojimo“. Tada jo darbo rezultatus reikia išsiųsti elektroniniu būdu visiems renginio svečiams.

Pasamdykite šeimininką vakarėliams, kuriuose dalyvauja daugiau nei 10 žmonių. Pats organizatorius juk irgi abiturientas ir turi linksmintis, o ne laikytis programos irsvečių nuotaika.

Kvietimas turi būti išduotas, nurodant visą reikiamą informaciją: susitikimo laiką ir vietą, restorano pavadinimą ir adresą, autobuso prieinamumą, jei planuojama jį nuomoti, dainos žodžiai, žinoma, jei šis elementas įtrauktas į scenarijų ir pan.

Jums nereikia spausdinti kvietimų, daug lengviau juos išduoti elektronine forma ir išsiųsti per Messenger arba el. paštu.